En esta segunda publicación, te damos a conocer en 1 minuto lo que debes saber de los convenios de transferencias con el Estado en aquellos aspectos relacionados con los requisitos económicos/régimen de garantías para la adjudicación de proyectos, principios que rigen la manera de cumplir por parte del ejecutor y uno de los aspectos más importante de esta clase de procesos, la rendición documentada de cuentas.
Convenios con el Estado: Lo que debes saber en 1 minuto (Parte II)
11 Septiembre 2023
Por Antonio Leiva
En esta segunda publicación, te damos a conocer en 1 minuto lo que debes saber de los convenios de transferencias con el Estado en aquellos aspectos relacionados con los requisitos económicos/régimen de garantías para la adjudicación de proyectos, principios que rigen la manera de cumplir por parte del ejecutor y uno de los aspectos más importante de esta clase de procesos, la rendición documentada de cuentas.
1. ¿Siempre se exigen garantías para adjudicarse proyectos?
Conforme a la normativa pertinente, serán las bases administrativas de estos procesos las que determinen si se exigirán o no garantías de seriedad de las ofertas o de fiel cumplimiento de las obligaciones. Estas garantías son exigibles a los postulantes y/o a los adjudicatarios, según corresponda.
En relación a la clase de instrumentos que se deban o puedan presentar como garantías, ellas estarán fijadas en las bases. Sin embargo, lo normal es que se exija cualquier clase de garantía que sea liquidable a la vista, es decir, a su sóla exhibición por parte del Servicio de que se trate. Entre las más comunes están las pólizas de garantía (pólizas), vales vista o boletas de garantías.
Es importante tener presente que de acuerdo a las últimas instrucciones sobre esta materia impartidas por el Ministerio de Hacienda, las garantías serán obligatorias para aquellos convenios iguales o superiores a 500 UTM y deberán ascender como mínimo al 5% del monto total del convenio.
2. ¿Cómo se lleva adelante la ejecución del proyecto?
En la práctica, y para evitar encontrarse en situaciones de incumplimiento, es importante considerar que en todos estos procesos administrativos se aplica, prioritariamente, el principio de estricta sujeción a las bases. Esto quiere decir que las acciones/actividades que deban ser ejecutadas en el marco del proyecto de que se trate y la manera en que deban realizarse, obligatoriamente deben realizarse como lo exigen las bases. Es por ello que las bases- normalmente- fijan con una cierta precisión las actividades mismas y el modo en que deben efectuarse.
Por lo tanto, si esas actividades no son realizadas o se realizan de una manera diferente a lo establecido en las bases, se producirá el incumplimiento del convenio (contrato) con el Estado. Ese incumplimiento dará lugar a multas, si éstas están expresamente establecidas en las bases, y/o al término anticipado del contrato.
En este contexto, es indispensable tener presente que el término anticipado del contrato representa una situación grave para la institución ejecutora del proyecto que puede acarrear situaciones financieras complejas, pues no solamente se le cobrarán las garantías correspondientes sino que, además, aquellos fondos que le hayan sido transferidos pero que aún no se hubieran ejecutado, deberán ser reintegrados al Estado.
3. ¿Qué es la rendición documentada de cuentas?
Sin duda el aspecto más crítico de estos procesos es la rendición de cuentas. Básicamente, aquí el ejecutor debe demostrar al Estado haber realizado las acciones que se le encomendaron y de la forma en que se le ordenó. Pero no sólo eso. El ejecutor debe presentar en tiempo y forma, los verificadores (documentos) de las acciones convenidas exactamente de la forma establecida en las bases. Esto quiere decir que el ejecutor no sólo debe haber realizado las actividades estipuladas, sino que, además, debe demostrarlo mediante la presentación de los documentos exigidos en las bases y no otros.
Si el ejecutor cumple y demuestra la realización de las actividades de esa manera, el proyecto se ejecuta correctamente. En cambio, si el ejecutor no presenta los documentos exigidos en las bases (no presenta ninguno o presenta otros), el gasto será rechazado y esos fondos no rendidos o rendidos incorrectamente deberán ser reintegrados.
En la práctica, el Estado dispone de un sistema informático especial para realizar este proceso, el denominado Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría General de la República (SISREC). Sobre este punto es importante señalar que hace muy poco el Ministerio de Hacienda ordenó a todos los Servicios que realizan transferencias a organismos privados, que las rendiciones de cuentas sean efectuadas mediante dicha plataforma electrónica.
4. Conclusiones
Tal como señalamos, en esta clase de procesos resulta importante contar con una asesoría adecuada que evite poner al ejecutor de un proyecto en situaciones complejas de incumplimiento o con efectos económicos indeseados.
En ese contexto, por ejemplo, el rechazo de los gastos realizados en proyectos de esta clase no sólo resulta grave sino que expone al ejecutor a escenarios financieros y jurídicos complejos. Es decir, el ejecutor podría haber realizado la actividad comprometida, pero aún así verse en la obligación de reintegrar los fondos, sólo por no haber demostrado la debida inversión de la forma que establecen las bases.
Por otro lado, el rechazo de un gasto, necesariamente da lugar a un proceso administrativo iniciado por el Estado en el cual el ejecutor tendrá la oportunidad- en su defensa- de argumentar causales de justificación para una rendición imperfecta de los fondos. Dicho proceso- para su éxito- requiere de una asesoría legal administrativa especializada, pues la normativa y las reglas que resultan aplicables son eminentemente técnicas debiendo recurrirse a precedentes normalmente complejos emanados de la Contraloría General de la República.
Por último, como se dijo anteriormente, los gastos rechazados deben ser reintegrados. Si el reintegro no se produce voluntariamente por parte del ejecutor, el Servicio Público respectivo que haya transferido los fondos, tiene la obligación de pedir al Consejo de Defensa del Estado que persiga judicialmente esa devolución de recursos públicos, demandando al ejecutor.
5. ¿Necesitas ayuda?
En AltLegal asesoramos a nuestros clientes en cada una de las etapas del proceso de contratación de convenios con el Estado y Compras Públicas asegurando su ejecución de conformidad a la normativa legal vigente.
Si necesitas ayuda o información nos puedes contactar a través de cualquiera de los canales que tenemos disponibles.
