Ejecución de contratos con el Estado: claves para el éxito

Los contratos con el Estado pueden impulsar el crecimiento de tu empresa, pero también presentan desafíos si no se gestionan correctamente. En esta guía te explicamos qué hacer y qué evitar al ejecutar un contrato con el Estado, para minimizar riesgos y aprovechar al máximo esta oportunidad.

Contratos administrativos: ¿qué son y cómo funcionan?

Es un acuerdo entre un organismo estatal y un particular, por el cual el primero adquiere bienes o servicios esenciales para el cumplimiento de sus funciones.

Los contratos administrativos tienen reglas claras y estrictas: sólo se puede hacer lo que la ley permite expresamente. Esto los diferencia de los contratos privados de prestación de servicios. Están regulados por la Ley N° 19.886 sobre Compras Públicas y su Reglamento, y deben cumplir principios fundamentales como los de transparencia, probidad y eficiencia.

Claves para ejecutar un contrato con éxito

1. Conoce a fondo las Bases de Licitación y el contrato

Una vez adjudicado el contrato, es fundamental que revises en detalle tanto las Bases de Licitación como el contrato. No hay excusas para desconocer su contenido, ya que estos documentos establecen las reglas del acuerdo, incluyendo aspectos administrativos, técnicos y económicos.

Pon especial atención a las obligaciones cuyo incumplimiento podría generar multas, cobro de garantías, término anticipado del contrato o incluso responsabilidades legales. Un punto crítico son los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA, por sus siglas en inglés), que fijan estándares mínimos de calidad y tiempos de respuesta obligatorios. Su incumplimiento es una de las principales causas de sanciones en los contratos con el Estado.

2. Mantén una comunicación clara con el organismo estatal

Para gestionar bien el contrato, es clave identificar la estructura jerárquica del organismo estatal. Debes conocer quién es el jefe de servicio, el encargado del Departamento de Finanzas y, sobre todo, quién administra tu contrato. Conocer a estas personas te ayudará a saber exactamente a quién acudir en caso de dudas o problemas, evitando confusiones y retrasos.

Además, toda comunicación con el organismo debe quedar respaldada por escrito. Usa correos electrónicos, cartas certificadas u otros medios que dejen un registro claro de lo acordado. Esto no solo te dará seguridad, sino que también facilitará la solución de cualquier problema que pueda surgir.

Lleva un registro de todas las reuniones, conversaciones y decisiones relacionadas con el contrato. En muchos casos, la Administración no emite documentos oficiales como resoluciones o decretos para formalizar ciertos acuerdos. Sin embargo, si un acuerdo afecta el cumplimiento del contrato, es fundamental dejarlo por escrito. Guarda correos, cartas o actas que documenten lo conversado y decidido. Esto te servirá para demostrar que cumpliste con tus obligaciones y evitar malentendidos en el futuro.

3. Mantén un registro ordenado de documentos

Muchas veces, los organismos públicos no tienen un registro claro de todas las operaciones, lo que puede generar problemas al momento de justificar pagos o cumplir con un contrato. Por eso, es fundamental que tengas un respaldo completo de toda la documentación relevante.

Asegúrate de contar con copias de facturas, órdenes de compra, guías de despacho y cualquier otro documento que acredite la entrega de bienes o servicios.

Recuerda: mantener un archivo organizado y actualizado te evitará complicaciones y te permitirá actuar con rapidez si surge algún problema con el pago o la ejecución del contrato.

4. Asegura una correcta gestión financiera y operativa

Trabajar con el Estado puede implicar demoras en los pagos, lo que puede afectar tu flujo de caja. Para evitar problemas, planifica tus finanzas y no dependas solo de estos ingresos para operar.

Cumplir con el contrato es clave. Revisa bien los plazos, estándares de calidad y condiciones de servicio, y asegúrate de cumplirlos para evitar sanciones.
También es fundamental que tengas el equipo y los recursos necesarios para ejecutar el contrato sin dificultades. Si hace falta, ajusta tu equipo o procesos para responder sin contratiempos.

Una buena gestión financiera y operativa no solo te ayudará a cumplir sin problemas, sino que también mejorará la reputación de tu empresa y te abrirá nuevas oportunidades con el Estado.

5. Cuenta con asesoría jurídica especializada

La normativa de compras públicas es compleja y cualquier error puede traer sanciones graves, como multas, inhabilitaciones para contratar con el Estado o incluso la terminación anticipada del contrato. Para evitar estos problemas, es recomendable contar con asesoría jurídica especializada desde el inicio.

Un abogado con experiencia en compras públicas te ayudará a interpretar correctamente las bases de licitación, asegurarse de que cumples con todos los requisitos y prevenir conflictos con los organismos estatales. Además, en caso de surgir problemas, como incumplimientos imputados por el organismo o demoras en los pagos, contar con asesoría legal te permitirá responder de manera rápida y efectiva, protegiendo los intereses de tu empresa.

Invertir en asesoría jurídica no solo te dará mayor seguridad en la ejecución del contrato, sino que también te permitirá actuar con claridad y respaldo ante cualquier situación imprevista.

6. No ignores las actualizaciones normativas

Las reglas cambian, y es clave estar informado sobre los ajustes que puedan afectar tus contratos. A partir del 12 de diciembre de 2024, la Ley de Compras y su Reglamento han sido modificados sustancialmente, impactando la contratación con el Estado.

Te recomendamos leer nuestra publicación «Nueva Ley de Compras Públicas: Los 10 datos que todo proveedor debe saber para hacer negocios con el Estado«, donde explicamos los principales cambios y cómo pueden afectarte.

Estar al día con la normativa te ayudará a anticiparte y evitar problemas que pongan en riesgo la ejecución de tu contrato o la estabilidad de tu empresa.

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